Romania a aderat la Conventia de la Haga din 5 Octombrie 1961, aprobatǎ prin Legea nr.52/2000 şi modificatǎ prin Legea nr.142/2004, la data de 16 martie 2001. Aceasta Conventie consta in suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine. Astfel, recunoasterea in strainatate a actelor romanesti s-a simplificat si odata cu aderarea Romaniei la aceasta Conventie, recunoasterea internationala a documetelor nationale consta in aplicarea unei stampile (apostila de la Haga) pe documente pentru a le autentifica / legaliza international.

Apostila reprezinta o stampila explicativa, de forma patrata, care este aplicata pe anumite acte pentru a le atribui acestora recunoastere internationala. Apostila garanteaza recunoasterea oficiala prin lege. Cu alte cuvinte, orice document cu apostila Conventiei de la Haga este automat recunoscut fara alte cerinte in oricare dintre celelalte tari semnatare.

Incepand cu data de 1 Noiembrie 2004, procedura de apostilare/ supralegalizare a documentelor romanesti a trecut in competenta Prefecturilor si Tribunalelor, care sunt singurele autoritati romanesti care au in momentul de fata drept de aplicare a apostilei.
Astfel, apostila este aplicata pe actele administrative de catre Prefectura iar pe actele notariale si judecatoresti de catre Tribunalul competent.

Lista statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga:

Africa de Sud, Albania, Andora, Antigua-Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaidjan, Bahamas, Barbados, Belgia, Belize, Belarus, Bosnia-Herţegovina, Botswana, Brunei Darussalam, Bulgaria, Cipru,China (numai regiunile administrative Hong Kong şi Macao), Columbia, Coreea de Sud, Croaţia, Cehia, Dominica, Danemarca, Estonia, Elveţia, El Salvador, Ecuador, Fiji, Finlanda, Franţa, Georgia, Germania, Grecia, Grenada, Honduras, Irlanda, Islanda, Israel, Italia, Japonia, Kazahstan, Lituania, Letonia, Lesotho, Liberia, Lichtenstein, Luxemburg, F.R.I. Macedonia, Malawi, Malta, Marea Britanie şi Irlanda de Nord, Moldova, Muntenegru, India, Insulele Cook, Insulele Marshall, Mauritius, Mexic, Monaco, Namibia, Norvegia, Niue, Noua Zeelandǎ, Olanda, Panama, Polonia, Portugalia, România, Federaţia Rusǎ, St.Kitts and Nevis, Saint Vincent şi Grenadine, Santa Lucia, San Marino, Samoa, Serbia, Seychelles, Slovenia, Slovacia, Spania, Suedia, Surinam, SUA, Swaziland, Tonga, Trinidad Tobago, Turcia, Ucraina, Ungaria, Venezuela.

Statele cu care România a încheiat o convenţie bilateralǎ care prevede scutirea de supralegalizare şi de orice formalitate similarǎ: Albania, Austria, Belgia, Bosnia şi Herţegovina, Bulgaria, Cehia, China, Croaţia, Franţa, Moldova, Polonia, Federaţia Rusǎ, Serbia, Slovacia, Slovenia, Ungaria.

ATENTIE!! Pentru statele care nu au aderat la Conventia de la Haga procedura de supralegalizare va fi facuta prin vizare de catre Ministerul Afacerilor Externe al Romaniei, Ministerul justitiei si acolo unde este posibil, si de catre Consulatul tarii respective din Bucuresti.

Acte pe care se aplica Apostila de la Haga
MENTIUNE! Titularul actelor oficiale administrative sau sotul/sotia sau rudele de gradul I (parinti, copii) ale titularului vor face o procura speciala pe numele societatii care ne va oferi dreptul de a-l reprezenta la Institutia Prefectului in vederea aplicarii Apostilei de la Haga

ATENTIE! Pentru recunoasterea internationala a actelor mentionate mai sus, dupa ce li se aplica Apostila de catre Institutia Prefectului, se traduc in limba tarii de destinatie de catre un traducator autorizat, inclusiv Apostila de pe documentul original, dupa care, traducerea se legalizeaza de catre un notar public, iar in final traducerea legalizata se supralegalizeaza cu apostila de catre tribunalul competent.

A) Actele supuse procedurii de aplicare a Apostilei de cǎtre instituţia prefectului sunt urmǎtoarele:
– certificatele de stare civilǎ se prezinta în original, model nou emis începând cu data de 1 ianuarie 1998. Actele de stare civila emise înainte de 1 ianuarie 1998 se vor schimba. (Schimbarea se face la oficiile unde sunt pastrate actele de stare civila).
– certificatul de cazier judiciar (valabil 6 luni de la eliberare)
– adeverinţǎ prin care se atestǎ domiciliul şi cetǎţenia persoanei sau statutul juridic faţǎ de statul român (eliberate de Inspectoratul National pentru Evidenta Persoanelor Bucuresti )
– adeverinţǎ prin care se atestǎ vechimea în muncǎ in original vizata in prealabil de Casa Nationala de Pensii
-act de studii se depune în original, vizat în prealabil:
– de catre Inspectoratele Scolare Judetene pentru actele de studii preuniversitare;
– de catre Ministerul Educatiei si Cercetarii (CNRED) pentru actele de studii universitare;

Inainte de a trece la vizarea propriu-zisa a actelor se va obtine de la secretariatele institutiilor emitente (liceu, scoala postliceala) cate o adeverinta de autenticitate pentru fiecare act de studiu :
– act cu caracter medical vizat în prealabil de Autoritatea de Sanatate Publica Judeteana
– adeverinţǎ de calificare în diferite meserii în original, vizata în prealabil de Directiile de Munca judetene sau de agentiile de ocupare de fortei de munca, dupa caz;
– certificat de botez/cununie vizat în prealabil de Directiile Judetene de Cultura;
– document cu caracter comercial trebuie certificate de Camerele de Comert si Industrie judetene.
– certificate de conformitate eliberate de Ministerul Sǎnǎtǎţii în profesiile de medic, medic dentist, farmacist, asistent medical generalist şi moaşǎ.
– brevete de turism eliberate de Autoritatea Nationala de Turism
– certificate de rezidenta fiscala eliberate de directiile generale ale Finantelor Publice Judetene
– adeverinta necesara reintregirii familiei eliberata de seful serviciului public comunitar local de evidenta a persoanelor si seful serviciului de stare civila aflat in subordinea autoritatii publice locale.

B) Actele supuse procedurii de aplicare a Apostilei de cǎtre Tribunal sunt urmǎtoarele:
– Fotocopii legalizate ale actelor originale şi traducerile legalizate la notar (de exemplu, certificate de naştere, de casatorie, de deces, livrete de familie, diplome, caziere, dovezi de vaccinare, fişe medicale, foi matricole, programe analitice, adeverinţe medicale, etc.)
Fotocopiile şi traducerile legalizate la notar trebuie însotite de originale. Mai mult decat atat, sunt necesare si fotocopii simple dupa traducerea legalizata sau respectiv fotocopia legalizata!!!
– hotărâri judecătoreşti (în original) emise de instanţele din circumscripţia teritorială a Tribunalului competent şi traducerile acestora legalizate la notar;

Hotarârile judecătoreşti trebuie să fie legalizate de instanţa care le-a pronuntat şi semnate cu numele în clar de către grefierul care legalizeaza hotărârea si de către preşedintele instanţei şi trebuie ştampilată cu ştampila de preşedinte;

Nu se apostileaza copia după sentinţa civilă făcută la notar, ci numai eliberată de instanţă.
– declaraţii notariale – de celibat, acordul părinţilor la plecarea copiilor, etc. se apostilează originalul şi traducerea.;
– actele originale emise de Registrul Comerţului ( certificat constatator, etc.) se apostileaza originalul şi traducerea;
– actele originale care emană de la un executor judecătoresc şi alte înscrisuri.